Canal de denuncias

Introducción

ARA VINC GESTIÓ DOCUMENTAL, S.L (en adelante ARADOC), dispone de un canal de denuncias (gestionado por una empresa externa que actúa como encargado de tratamiento), con el objeto de que aquellos conocedores de infracciones graves o delitos cometidos durante el ejercicio de su actividad o relación con la compañía lo pongan en conocimiento de la misma. El canal es el instrumento de comunicación que integra el sistema interno de información de la organización.

Quien puede informar/denunciar a través del canal de denuncias

Trabajadores de la compañía, antiguos trabajadores, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación, candidatos, autónomos, socios, personal de empresas contratistas, subcontratistas y proveedores, representantes legales de los trabajadores o personas físicas que asesoren al informante, personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante, personas jurídicas para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.

Que se puede denunciar

Acciones u omisiones que puedan constituir Infracciones del Derecho de la Unión Europea
Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave
Infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo

Este canal no es un instrumento de comunicación de quejas laborales o mercantiles Inter partes.

El canal debe utilizarse de buena fe, si la persona denunciante actúa con consciencia de la falta de veracidad de los datos aportados, o con la única finalidad de denigrar a la persona o a la institución denunciadas, se le podrán exigir las responsabilidades que correspondan.

Confidencialidad y no represalia

Este sistema garantiza la confidencialidad del denunciante y cualquier tercero que aparezca en la comunicación tanto legal como técnicamente y permite el anonimato.

Asimismo, el sistema se somete al principio de no represalia para cualquiera de los denunciantes o terceros. Cuando la organización tenga conocimiento de que la persona denunciante o informante ha sido objeto de actos de intimidación o de represalias, promoverá o ejercerá las acciones correctoras o restitutorias que sean oportunas.

Denuncias anónimas

La denuncia puede ser anónima; lo más importante es la verosimilitud de los hechos expuestos, no la persona que presenta dicha denuncia. El anonimato sin embargo dificulta la posibilidad de mantener un canal de comunicación abierto con el denunciante, lo que facilita el proceso de análisis e investigación. Asimismo, dependiendo del tipo de infracción denunciada (especialmente si afecta directamente a la persona denunciante), el anonimato puede también dificultar notablemente la investigación.

Tramitación de la denuncia

El envío de la denuncia genera automáticamente un número de recepción a disposición del denunciante. La denuncia se traslada al responsable de sistemas de la compañía iniciándose la fase de análisis e investigación.

Las tramitaciones se llevarán a cabo con la máxima reserva y confidencialidad, de acuerdo con la ley.

En un plazo máximo de tres meses (prorrogable 3 meses más en caso de que la investigación sea especialmente compleja) la empresa comunicará al denunciante el contenido de la resolución que se deriva de su denuncia (siempre y cuando la denuncia no sea anónima).

Cabe la posibilidad de mantener la comunicación con el denunciante o que se solicite información adicional.

Si de sus investigaciones se desprenden indicios de delito, se trasladarán los hechos a la Fiscalía o a la autoridad judicial y en su caso a la fiscalía europea.

La persona afectada tendrá el derecho a ser informada de las acciones u omisiones que se le atribuyen, respetando siempre su derecho al honor y la presunción de inocencia.

Autoridad independiente de protección del informante

Le informamos de que puede realizar a cabo su denuncia a través del canal habilitado en la página web de la Oficina Antifrau de Catalunya, órgano competente de la comunidad autónoma habiltado para llevar a cabo las funciones descritas en el presente documento.

Tratamiento de datos personales canal denuncias

RESPONSABLE DE TRATAMIENTO

Ara Vinc Gestió Documental S.L., con CIF: B-67.110.767

C/ Salvador Espriu, 5-7 08908 – L’Hospitalet de Llobregat (Barcelona).

Finalidad del tratamiento:

La finalidad del tratamiento es la recepción y gestión de las denuncias que se formulen sobre los incumplimientos normativos o indicios de comisión de ilícitos penales en la compañía en cumplimiento de lo que dispone la Ley 2/23 de 20 de febrero reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Base legal del tratamiento:

Cumplimiento de una obligación legal por parte de ARAVINC GESTIÓ DOCUMENTAL, S.L. RGPD art. 6.1 c

En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones a las que se refiere el artículo 2 de la ley 2/2023 de protección del informante, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión.

Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley.

Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de estos.

Plazo de conservación:

Los datos se conservarán en el sistema de canal de denuncias sólo durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubieran iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su anonimización con la finalidad de dejar evidencias del funcionamiento del sistema.

La empresa dispone de un libro registro de información e investigación de las informaciones recibidas garantizando la confidencialidad de estas tal y como se establece legalmente y conservando los datos personales por un período no superior a diez años.

Acceso a los datos y cesión de datos a terceros

Tendrá acceso a la información remitida por el interesado, el responsable del sistema interno de información, así como los colaboradores autorizados por éste para llevar a cabo la gestión e investigación procedente.

Los datos se comunicarán a terceros, como Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, fiscalía y autoridades judiciales nacionales o europeas, cuando resulte necesario para la adopción de eventuales medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

Externalización del canal de denuncias

Para aumentar la transparencia y garantizar la imparcialidad del proceso, la gestión del canal de denuncias la gestiona una empresa externa en calidad de Encargado del Tratamiento, habiéndose desplegado los mecanismos legales, técnicos y organizativos necesarios para garantizar que el proceso se lleva a cabo con las debidas garantías para usted.

Derechos

Le informamos que usted puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad sobre los datos personales que nos ha facilitado. Para ello, puede hacer llegar su solicitud a nuestra organización, haciéndonos llegar su solicitud por correo postal a Ara Vinc Gestió Documental S.L., Ref. Protección de Datos, C/ Salvador Espriu, 5-7 08908 – L’Hospitalet de Llobregat (Barcelona), o bien enviar su solicitud por correo electrónico a la dirección dpo@aradoc.cat.

Asimismo, le informamos que usted puede ampliar la información relacionada con los tratamientos de datos personales que efectuamos, contactando con el Delegado de Protección de datos, haciendo llegar su consulta a la dirección dpo@aradoc.cat.

En caso de disconformidad con la respuesta obtenida, podrá dirigirse a la Agencia Española de Protección de Datos Personales a través de la web www.aepd.es.