Canal de denúncies
Introducció
ARAVINC GESTIÓ DOCUMENTAL, S.L, disposa d’un canal de denúncies a fi que aquells coneixedors d’infraccions greus o delictes comesos durant l’exercici de la seva activitat o relació amb la companyia ho posin en coneixement de la mateixa . El canal és l’instrument de comunicació que integra el sistema intern d’informació de l’organització.
Qui pot informar/denunciar a través del canal de denúncies
Treballadors de la companyia, antics treballadors, voluntaris, becaris, treballadors en períodes de formació, candidats, autònoms, socis, personal d’empreses contractistes, subcontractistes i proveïdors, representants legals dels treballadors o persones físiques que assessorin l’informant, persones físiques que estiguin relacionades amb l’informant i que puguin patir represàlies, com companys de treball o familiars de l’informant, persones jurídiques, per a les quals treballi o amb les quals mantingui qualsevol altre tipus de relació en un context laboral o en les quals en tingui una participació significativa.
Que es pot denunciar
- Accions o omissions que puguin constituir infraccions del dret de la Unió Europea
- Accions o omissions que puguin ser constitutives d’infracció penal o administrativa greu o molt greu
- Infraccions del dret laboral en matèria de seguretat i salut a la feina
Aquest canal no és un instrument de comunicació de queixes laborals o mercantils Interparts.
El canal s’ha d’utilitzar de bona fe, si la persona denunciant actua amb consciència de la manca de veracitat de les dades aportades, o amb l’única finalitat de denigrar la persona o institució denunciades, se li podran exigir les responsabilitats que corresponguin.
Confidencialitat i no represàlia
Aquest sistema garanteix la confidencialitat del denunciant i qualsevol tercer que aparegui a la comunicació tant legalment com tècnicament i permet l’anonimat.
Així mateix, el sistema se sotmet al principi de no represàlia per a qualsevol dels denunciants o tercers. Quan l´organització tingui coneixement que la persona denunciant o informant ha estat objecte dactes dintimidació o de represàlies, ha de promoure o exercir les accions correctores o restitutòries que siguin oportunes.
Denúncies anònimes
La denúncia pot ser anònima; el més important és la versemblança dels fets exposats, no la persona que presenta aquesta denúncia. L’anonimat, però, dificulta la possibilitat de mantenir un canal de comunicació obert amb el denunciant, cosa que facilita el procés d’anàlisi i investigació. Així mateix, depenent del tipus d’infracció denunciada (especialment si afecta directament la persona denunciant), l’anonimat també pot dificultar notablement l´ investigació.
Tramitació de la denúncia
L’enviament de la denúncia genera automàticament un número de recepció a la disposició del denunciant. La denúncia es trasllada al responsable de sistemes de la companyia i s’inicia la fase d’anàlisi i investigació.
Les tramitacions es duran a terme amb la màxima reserva i confidencialitat, dacord amb la llei.
En un termini màxim de tres mesos (prorrogable 3 mesos més en cas que la investigació sigui especialment complexa), l’empresa comunicarà al denunciant el contingut de la resolució que es deriva de la seva denúncia (sempre que la denúncia no sigui anònima).
Hi ha la possibilitat de mantenir la comunicació amb el denunciant o que se sol·liciti informació addicional.
Si de les seves investigacions es desprenen indicis de delicte, es traslladaran els fets a la Fiscalia oa l’autoritat judicial i, si escau, a la fiscalia europea.
La persona afectada tindrà el dret a ser informada de les accions o omissions que se li atribueixen, respectant sempre el dret a l’honor i la presumpció d’innocència.
Autoritat independent de protecció de l’informant
Us informem que podeu fer la vostra denúncia a través del canal habilitat a la pàgina web de l’Oficina Antifrau de Catalunya, òrgan competent de la comunitat autònoma habilitat per dur a terme les funcions descrites en aquest document.
Tractament de dades personals canal denúncies
RESPONSABLE DE TRACTAMENT
Ara Vinc Gestió Documental S.L., amb CIF: B-67.110.767
C/ Salvador Espriu, 5-7 08908 – L’Hospitalet de Llobregat (Barcelona).
Finalitat del tractament:
La finalitat del tractament és la recepció i gestió de les denúncies que es formulin sobre els incompliments normatius o indicis de comissió d’il·lícits penals a la companyia en compliment del que disposa la Llei 2/23 de 20 de febrer reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
Base legal del tractament:
Compliment d’una obligació legal per part d’ARAVINC GESTIÓ DOCUMENTAL, S.L. RGPD art. 6.1 c
En cap cas seran objecte de tractament les dades personals que no siguin necessàries per al coneixement i la investigació de les accions o omissions a què es refereix l’article 2 de la llei 2/2023 de protecció de l’informant, i es procedirà, si escau, a immediata supressió.
Així mateix, se suprimiran totes aquelles dades personals que es puguin haver comunicat i que es refereixin a conductes que no estiguin incloses a l’àmbit d’aplicació de la llei.
Si la informació rebuda conté dades personals incloses dins de les categories especials de dades, es procedirà a suprimir-la immediatament, sense que es procedeixi al registre i tractament d’aquestes.
Termini de conservació:
Les dades es conservaran al sistema de canal de denúncies només durant el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets informats. En tot cas, transcorreguts tres mesos des de la recepció de la comunicació sense que s’hagin iniciat actuacions de recerca, es procedirà a la seva anonimització amb la finalitat de deixar evidències del funcionament del sistema.
L’empresa disposa d’un llibre registre d’informació i investigació de les informacions rebudes garantint-ne la confidencialitat tal com s’estableix legalment i conservant les dades personals per un període no superior a deu anys.
Accés a les dades i cessió de dades a tercers
Tindrà accés a la informació remesa per l’interessat, el responsable del sistema intern d’informació, així com els col·laboradors autoritzats per aquest per dur a terme la gestió i la investigació procedents.
Les dades es comunicaran a tercers, com Forces i Cossos de Seguretat de l’Estat, fiscalia i autoritats judicials nacionals o europees, quan sigui necessari per a l’adopció d’eventuals mesures correctores a l’entitat o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en la seva cas, procedeixin.
Externalització del canal de denúncies
Per augmentar la transparència i garantir la imparcialitat del procés, la gestió del canal de denúncies la gestiona una empresa externa en qualitat d’Encarregat del Tractament, havent-se desplegat els mecanismes legals, tècnics i organitzatius necessaris per garantir que el procés es duu a terme amb les degudes garanties per a vostè.
Drets
Us informem que podeu exercir els drets d’accés, rectificació, supressió, oposició, limitació del tractament i portabilitat sobre les dades personals que ens heu facilitat. Per fer-ho, podeu fer arribar la vostra sol·licitud a la nostra organització, fent-nos arribar la vostra sol·licitud per correu postal a Ara Vinc Gestió Documental S.L., Ref. Protecció de Dades, C/ Salvador Espriu, 5-7 08908 – L’Hospitalet de Llobregat (Barcelona), o bé enviar la vostra sol·licitud per correu electrònic a l’adreça dpo@aradoc.cat.
Així mateix, us informem que podeu ampliar la informació relacionada amb els tractaments de dades personals que efectuem, contactant amb el Delegat de Protecció de dades, fent arribar la vostra consulta a l’adreça dpo@aradoc.cat.
En cas de disconformitat amb la resposta obtinguda, us podeu adreçar a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades Personals a través del web www.aepd.es.